9 dicas para otimizar os processos da sua empresa

A gestão de processos é fundamental para o sucesso de uma empresa. Com uma gestão assertiva, é possível aumentar a produtividade, otimizar o tempo e aumentar a eficiência estratégica, além de possibilitar o aperfeiçoamento dos produtos e serviços.

Quando bem executada, uma gestão de processos torna a empresa mais competitiva perante o mercado, garantindo um melhor posicionamento e aumentando os lucros. Para isso, contudo, é necessário que os processos dentro da corporação sejam otimizados.

Afinal, com o mundo cada vez mais dinâmico, a inovação se faz necessária. Essa atualização só é possível através de iniciativas para otimizar a cadeia produtiva, por meio da análise periódica dos processos.

Como otimizar os processos da sua empresa? Confira 9 dicas que separamos no post de hoje!

1- Mapeie os seus processos

Este é o primeiro passo para você otimizar os processos da sua empresa. Antes de utilizá-los, você precisa fazer um mapeamento do fluxo de tarefas de todas as áreas.

Para isso, converse com os responsáveis por cada setor e identifique onde estão as falhas, quais são os gargalos e processos que não funcionam e prejudicam a operação. Esteja aberto às sugestões e então, depois de entender as dificuldades enfrentadas, pense em como implementar melhorias através da otimização.

2- Controle o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é mais do que apenas contas a pagar e a receber, não se trata apenas de controlar as suas receitas e despesas. É preciso pensar também na gestão dos recursos.

Afinal, se você estiver recebendo um grande montante de receita após o vencimento de juros a serem pagos, por exemplo, você irá gerar um problema em seu fluxo de caixa. Por isso, é importante fazer uma gestão completa e diária. Nela, você analisará as entradas dos recursos e as contas a serem pagas, de maneira que a empresa opere com um financeiro saudável.

3- Separe as contas pessoais das contas da empresa

Apesar de todos saberem o quanto isso é fundamental, muitas vezes as contas pessoais e empresariais se misturam. Por isso, policie-se para separá-las. Mesmo que você trabalhe sozinho, não tenha sócio ou trabalhe em casa, separe a quantia que será o pró-labore da corporação.

Uma boa dica é ter uma conta de pessoa física e uma de pessoa jurídica para fazer a gestão do seu orçamento pessoal separadamente. Só assim será possível avaliar o real desempenho da sua corporação.

4- Defina o preço correto do serviço ou produto

Definir preços é um assunto que precisa ser discutido. É fundamental que o seu custo esteja condizente com o movimento do mercado.

Isso porque, se for muito baixo para atrair os clientes, você não conseguirá honrar seus compromissos financeiros e, se for muito alto, não estará competitivo o suficiente. Por isso, faça uma precificação que mantenha as contas em equilíbrio, uma determinada margem de lucro e que ainda esteja dentro de um valor competitivo.

5- Estimule os seus colaboradores

Para realmente otimizar os processos da sua empresa, é preciso estimular seus colaboradores. Isso é possível a partir da capacitação.

Se os seus funcionários estão acostumados a trabalhar da maneira errada, é preciso ensiná-los a mudar isso para que tudo corra da melhor maneira possível. A fim de amenizar essa transição, é necessário investir na capacitação. Por isso, invista em treinamento e ressalte os benefícios para os colaboradores que virão dessa otimização dos processos.

6- Crie diferenciais competitivos

A criação de diferenciais competitivos é uma estratégia fundamental para a gestão de qualquer negócio e, por isso, a inovação deve ser um objetivo constante da sua empresa. Principalmente em momentos de crise, modernizar-se manterá a sua empresa na ativa e operando de maneira sustentável.

A famosa frase sobre “conhecimento nunca ser demais” é corretíssima, especialmente no mercado atual, tão dinâmico e com informações tão acessíveis. Ninguém sabe tudo e há sempre algo novo para ser aprendido. Por isso, invista em qualificações diversas e procure se atualizar constantemente com cursos, workshops, palestras, treinamentos presenciais ou on-line.

7- Invista em novas tecnologias

Sem tecnologia, dificilmente você conseguirá otimizar seus processos e automatizar suas atividades. Se você está executando tarefas com papel e lápis, algo está errado!

A informatização é fundamental. Para aumentar a produtividade, otimizar os processos da sua empresa e minimizar os erros, é preciso investir em novas tecnologias. Investir em sistemas automatizados torna possível que seus colaboradores foquem em atividades estratégicas, atingindo melhores resultados.

Além disso, a tecnologia facilita o processo de tomada de decisão, tornando-o mais ágil e simples. Por isso, invista em uma plataforma de gerenciamento de processos e gestão eletrônica.

8- Entenda o seu mercado

A otimização de processos é uma tarefa constante, pois sempre haverá novos métodos disponíveis no mercado. Por isso, você precisa se manter atualizado não só profissionalmente, como em relação ao mercado. Fique sempre atento às novidades e pratique o benchmarking.

9- Invista em consultoria financeira e fiscal

Após o mapeamento e a otimização dos processos da sua empresa, é preciso verificar se eles estão sendo realmente eficientes. Para isso, é preciso um monitoramento constante de indicadores de performance.

Para analisá-los, compare a situação atual com a anterior, verificando os indicadores globais de cada setor, com cada novo processo. Esse cruzamento de dados é o que certificará que sua corporação está com processos eficientes e lhe ajudará a ter uma visão geral do seu negócio.

Quando se fala em processos, estamos também levando em conta os processos financeiros e fiscais da empresa. Para isso, faz-se necessário a ajuda de um especialista na área. Afinal, você deve integrar as informações desses setores e analisá-los de forma conjunta, não só para investir na padronização, como para conseguir tomar decisões acertadas.

Informações a serem analisadas

É necessário obter informações precisas e confiáveis sobre o seu negócio, que serão disponibilizadas por uma consultoria financeira e fiscal. Essa consultoria analisará cada setor da empresa, verificando se o negócio é rentável, se é possível melhorar algum processo, se há como economizar e como a corporação está reagindo perante as mudanças e exigências do mercado.

Tanto as ferramentas de gestão quanto um especialista na área serão seus aliados na hora de manter seu negócio rentável. Um consultor financeiro e fiscal fornecerá um diagnóstico completo. Por meio dele, você poderá analisar e compreender quais pontos precisam ser melhorados e como isso pode ser feito.

Fonte: MATUR Contábil

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