O eSocial também começa a receber informações do MEI, que, por enquanto, ainda não está obrigado a registrar dados relativos ao funcionário
Está em vigor a segunda fase do eSocial, relativa à entrega das obrigações para o grupo 3 – composto por micros e pequenas empresas do Simples Nacional, empregadores pessoas físicas (exceto doméstico), produtor rural pessoa física e entidades sem fins lucrativos. Desde 10 de abril, essas empresas são obrigadas a enviar informações dos trabalhadores, tanto dos contratados no regime CLT quanto das pessoas prestadoras de serviço de forma autônoma. O procedimento pode ser feito pelo sistema Web Service (WS).
Essa segunda fase se refere a eventos não periódicos, isto é, admissões, afastamentos e desligamentos, que não têm data fixa para ocorrer[veja lista desses eventos no final do texto]. A partir de 10 de abril – data que marcou o início dessa fase –, as empresas têm 90 dias para que possam se organizar e enviar os dados solicitados de forma compassada e efetiva, aponta a Receita Federal.
A partir de julho, começará a terceira fase para o grupo 3, que é a de envio das folhas de pagamento.
Além disso, a Receita substituiu a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) pela Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb), para fins de declaração de contribuições previdenciárias. Agora, entidades empresariais com faturamento no ano-calendário 2017 acima de R$ 4,8 milhões são obrigadas à entrega dessa declaração para os fatos geradores que ocorrem a partir de 1º de abril de 2019. Esse registro deve ser transmitido até o dia 15 de cada mês subsequente à ocorrência geradora.
As empresas com faturamento de até R$ 4,8 milhões somente deverão apresentar a DCTFWeb para fatos geradores que ocorrerem a partir de 1º de outubro de 2019, assim como os demais integrantes do terceiro grupo.
Atenção aos prazos
Os prazos de envio são dos principais pontos que exigem atenção das empresas em relação ao registro dos dados no eSocial, já que há penalidades aplicadas ao descumprimento dessa obrigação. “As consequências são as penalidades previstas no eSocial. Em muitos grupos de discussão e fóruns, muitas pessoas relatam que não estão conseguindo enviar os eventos. A recomendação é que, se não conseguiu enviar, ao menos tente comprovar para a Receita que tentou, de modo a evitar as multas. Desde que se começou a falar do eSocial, em 2013, houve período de preparo, para realização de cursos, atualização de sistema, etc. E houve também algumas prorrogações nos prazos. Então é importante que as empresas atendam devidamente a essa regra”, pontua a gerente de Recursos Humanos da RG Contadores (GBrasil | Florianópolis – SC), Ana Paula Meurer Delai.
A coordenadora de recursos humanos da EACO Consultoria e Contabilidade (GBrasil | Curitiba – PR), Mayra Talacimo, explica o que irá mudar na rotina administrativa das micros e pequenas empresas do Simples Nacional. “O eSocial representa uma intensa mudança das empresas com relação à rotina trabalhista, e a questão da organização é crucial. As ações vão exigir um planejamento.” Ela ainda ressalta a importância da atenção aos prazos: “Muitas empresas, principalmente as pequenas, costumavam enviar as informações sempre com data posterior ao evento ocorrido. Com o eSocial, isso não é mais possível, pois o programa exige que muitas informações sejam enviadas com antecedência. Dessa forma, as empresas precisam se organizar e revisar os seus processos”, esclarece.
De acordo com o supervisor de Departamento Pessoal da Sercon Serviços Contábeis (GBrasil | Aracaju – SE), Jefferson Santos de Santana, o envio extemporâneo de um evento pode expor a empresa a uma fiscalização não só do período de vigência do eSocial, como também dos últimos cinco anos.
Santana ressalta que as empresas que já conseguiram cumprir as fases 1 e 2 já podem se preparar para a fase 3 – a de envio da folha de pagamento. “Para tanto, pode-se iniciar a parametrização das rubricas em seu sistema de folha, indicando sua natureza, de acordo com a tabela 3 do eSocial, e as incidências, adaptando cada rubrica ao que diz a legislação trabalhista/previdenciária/fiscal quanto à incidência de INSS, FGTS e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)”, explica.
“Esse procedimento deve ser realizado com muita cautela e por profissionais que possuam conhecimento na legislação referente, pois a classificação incorreta das rubricas pode ocasionar dificuldades para encerramento da folha de pagamento, bem como resultar em passivos trabalhistas/previdenciários”, aponta Santana.
Microempreendedor Individual
Já está disponível desde 16 de abril o acesso ao módulo simplificado web do eSocial, para que o Microempreendedor Individual (MEI) e o segurado especial possam registrar dados do funcionário. Ao MEI, só é autorizada a contratação de um empregado, e somente aquele que tiver alguém contratado deve aderir ao eSocial.
Os usuários desse módulo simplificado precisam registrar os eventos ocorridos entre os dias 10 e 15 de abril de 2019, retroativamente, e a partir de 16 de abril de 2019, sem risco de penalidade por atraso, aponta a Receita Federal. Ainda assim, o uso desses portais é facultativo neste momento. Para os MEIs e segurados especiais, a exigibilidade somente será aplicada a partir de outubro de 2019.
“Com o eSocial Web Simplificado MEI, a tendência é que haja mais registros com carteira assinada, pois hoje muitos empreendedores acabam não contratando um empregado por causa das burocracias. Com essa simplificação, será fácil a geração da folha de pagamento do empregado, assim como os cálculos dos tributos e encargos trabalhistas a serem recolhidos. O programa é muito parecido com o eSocial do empregador doméstico”, esclarece Mayra.
A Receita explica que, até o momento, há 30 milhões de trabalhadores cadastrados no eSocial, e a expectativa do órgão é que 16 milhões de trabalhadores integrem o programa nessa fase a partir da inclusão de empresas do MEI e do Simples Nacional. Dessa forma, até o fim de sua implantação, o eSocial deverá registrar 46 milhões de trabalhadores em sua base de dados.
De acordo com o auditor-fiscal da Receita e titular do Comitê Gestor do eSocial, Altemir Linhares de Melo, “com a simplificação dos registros de pagamento, o eSocial sinaliza o potencial de geração de mais de 7 milhões de empregos por parte do MEI, que pode contratar um empregado e terá condições de gerir a folha de pagamento de forma simplificada, assim como já ocorre com o empregador doméstico”, avalia.
Prazos vigentes para os grupos 1 e 2
Desde abril, as entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78 milhões, não optantes pelo Simples Nacional, já podem fazer a substituição da GFIP para contribuições previdenciárias. Essas empresas integram o segundo grupo do eSocial.
Para o primeiro grupo, as grandes empresas com faturamento em 2016 acima de R$ 78 milhões, os dados referentes à segurança e saúde do trabalhador devem ser registrados a partir de julho deste ano.
Eventos não periódicos
S-2190 – Admissão de trabalhador – registro preliminar
O envio é opcional e deve ser feito um dia antes do início das atividades do funcionário. Esse evento deve ser utilizado quando não for possível preencher todos os dados de contratação (evento S-2200) no dia anterior ao início da prestação do serviço. É necessário informar apenas o CPF do empregado e as datas de nascimento e de contratação.
S-2200 – Cadastramento inicial e admissão/ingresso de trabalhador
Deve ser enviado um dia antes do início da prestação do serviço ou até o dia 7 do mês seguinte, se o empregador já tiver realizado o registro preliminar.
S-2205 – Alterações de dados cadastrais do trabalhador
Enviar antes do fechamento da folha de pagamento ou até o dia 7 do mês subsequente ao mês de referência. Esse evento registra informações como endereço, documentação pessoal e contato do trabalhador, tendo ou não vínculo com a empresa.
S-2206 – Alteração de contrato de trabalho
Realizar o envio até o dia 7 do mês seguinte ao mês de referência ou até o envio dos eventos mensais da folha de pagamento. Nesse evento, são registradas alterações em: remuneração, periodicidade do pagamento, duração do contrato, jornada, local de trabalho, etc.
S-2230 – Afastamento temporário
Enviar até o dia 7 do mês seguinte ao afastamento. Neste evento, a empresa deve registrar a data exata de afastamentos, independentemente de serem por férias, acidente de trabalho, licença-maternidade ou atestados médicos, além de eventuais prorrogações desse período em que o funcionário estiver fora. Em relação a acidentes de trabalho, agravo de saúde ou doença não relacionada ao trabalhado que resulte em afastamento entre 3 e 15 dias, é importante que a empresa envie até o dia 7 do mês subsequente ao da ocorrência. Mas se o afastamento for por período superior a 15 dias, encaminhar a informação até o 16º dia dessa ocorrência ou até o dia 7 do mês seguinte, o que ocorrer primeiro. Esses acidentes precisam ser registrados no evento S-2210 até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência; já em caso de morte, deve ser informado imediatamente.
S-2250 – Aviso-prévio
Enviar em até 10 dias de sua comunicação. Encaminhar em caso de aviso-prévio trabalhado e para cancelamento do aviso já concedido. No caso de aviso indenizado, a informação deve ser registrada no evento S-2299.
S-2260 – Convocação para trabalho intermitente
Enviar até o dia anterior ao início das atividades do trabalhador intermitente. É importante registrar cada convocação dessa pessoa que irá prestar o serviço.
S-2298 – Reintegração
Enviar até o dia 7 do mês seguinte à reintegração. O evento registra integração que restabelece vínculo de emprego, de modo que o desligamento seja anulado. Em caso de reintegração após determinação judicial, é importante informar o número do processo judicial.
S-2299 – Desligamento
O envio das informações deste evento deve ser feito em até 10 dias após a data do desligamento.
S-2300 – Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário – início
Registrar até o dia 7 do mês subsequente ao da ocorrência, desde que não ultrapasse a data do envio da remuneração (S-1200). Esse evento serve para que a empresa informe os dados cadastrais dos trabalhadores que não têm vínculo empregatício com a empresa (avulsos, autônomos, estagiários, entre outros).
S-2306 – Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário – alteração contratual
Enviar até o dia 7 do mês subsequente ao da ocorrência da alteração, desde que não ultrapasse a data do envio do fechamento de eventos periódicos (S-1299). Esse evento se refere a mudanças no contrato de trabalho. Lembrando que as alterações de dados pessoais precisam ser feitas no S-2205, de modo semelhante a como é feito com trabalhadores com vínculo de emprego.
S-2399 – Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário – término
Informar o encerramento do contrato até o dia 7 do mês seguinte ao término da prestação de serviço, desde que isso não ultrapasse a data do envio do fechamento de eventos periódicos (S-1299).
Fonte: GBrasil
