Controle de gastos: melhores práticas para categorizar, rastrear e minimizar os gastos da sua empresa
Confira nosso guia completo de controle de gastos para aplicar na sua empresa.
O controle de gastos é uma das atividades mais importantes para a gestão financeira de qualquer empresa.
Afinal, ele permite monitorar, analisar e otimizar os recursos utilizados para o funcionamento do negócio, como compras, impostos, salários, entre outros.
Assim, a empresa pode ter uma visão clara da sua situação financeira, identificar oportunidades de redução de custos, planejar melhor seus investimentos, evitar desperdícios e fraudes.
Mas, como fazer um controle de gastos efetivo?
Para isso, é preciso adotar algumas práticas que envolvem a categorização, o rastreamento e a minimização dos gastos da empresa.
Por isso, neste artigo, vamos apresentar 5 dessas práticas e mostrar como a contabilidade pode ajudar nesse processo.
Confira!
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Como fazer um controle de gastos efetivo?
Tudo começa com o registro e a categorização!
O primeiro passo para fazer um controle de gastos efetivo é ter um registro detalhado, de todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa.
Isso significa anotar todas as receitas, despesas, custos e investimentos que ocorrem no dia a dia do negócio.
Para facilitar esse registro, é recomendável utilizar um sistema de gestão financeira, que pode ser um software, uma planilha ou um aplicativo.
Esse sistema deve permitir a inserção, a consulta e a edição dos dados financeiros, de forma simples e rápida.
Além disso, outro ponto essencial é categorizar os gastos da empresa de acordo com sua natureza, origem e finalidade.
Por exemplo, os gastos podem ser divididos em fixos e variáveis, diretos e indiretos, operacionais e não operacionais, entre outras classificações.
Essa categorização ajuda a entender melhor a composição e a distribuição dos gastos da empresa, facilitando a análise e a tomada de decisão.
Em seguida, temos o rastreamento dos gastos…
Rastrear os gastos da empresa é essencial, ou seja, acompanhar de perto a movimentação financeira e verificar se os valores registrados estão de acordo com a realidade.
Isso envolve conferir os extratos bancários, as notas fiscais, os recibos, os comprovantes e outros documentos que comprovem os gastos da empresa.
O rastreamento dos gastos permite identificar possíveis erros, inconsistências, divergências ou fraudes que possam comprometer a saúde financeira da empresa.
Por fim, é hora de minimizar os gastos!
Em outras palavras, você deve buscar formas de reduzir os custos e otimizar os recursos. Isso envolve:
- Avaliar a necessidade, a relevância e o retorno de cada gasto.
- Comparar preços e fornecedores.
- Negociar condições de pagamento.
- Aproveitar descontos e benefícios fiscais.
- Eliminar desperdícios e ineficiências.
- Entre outras ações.
A minimização dos gastos permite aumentar a lucratividade, a competitividade e a sustentabilidade da sua empresa.
Melhores práticas para categorizar, rastrear e minimizar os gastos da sua empresa
A seguir, apresentamos 5 das melhores práticas para categorizar, rastrear e minimizar os gastos da sua empresa. Confira!
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Defina um orçamento:
A primeira boa prática é elaborar um orçamento!
Ele deve ser elaborado, com base nas projeções de receita e despesa, levando em conta os objetivos e as estratégias da empresa.
Além disso, deve ser revisado periodicamente, para verificar se os gastos estão dentro do previsto e se há necessidade de ajustes.
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Separe as contas pessoais das contas da empresa:
Uma das principais falhas, no controle de gastos, é misturar as finanças pessoais com as finanças da empresa.
Afinal, isso pode gerar confusão, desorganização e prejuízo para ambos os lados.
Por isso, é fundamental separar as contas pessoais das contas da empresa, utilizando contas bancárias, cartões e documentos diferentes.
Além disso, é importante definir um pró-labore e não retirar mais dinheiro do que o estipulado.
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Mantenha o fluxo de caixa atualizado:
Com o fluxo de caixa, você pode acompanhar a situação financeira da empresa, verificar se há dinheiro suficiente no caixa, prever as necessidades de capital de giro e planejar os investimentos.
Desse modo, ele deve ser atualizado diariamente, com base nos registros financeiros da empresa.
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Faça uma análise de custos:
Através da análise de custos, você poderá:
- Conhecer a estrutura de custos da empresa;
- Calcular o custo unitário de cada produto ou serviço;
- Determinar o preço de venda;
- Verificar a margem de contribuição e o ponto de equilíbrio, etc.
Mas, atenção: a análise de custos deve ser feita, com base nos dados contábeis e financeiros do negócio, utilizando métodos e critérios adequados.
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Implemente uma política de gastos:
A política de gastos é essencial para padronizar e racionalizar os gastos da empresa, evitando gastos desnecessários, excessivos ou inadequados.
Afinal, ela pode ser definida como um conjunto de normas e procedimentos que orientam e regulam os gastos da empresa, definindo os critérios, as responsabilidades, etc.
Como a contabilidade pode ajudar no controle de gastos?
Com toda a certeza, a contabilidade é uma aliada indispensável para o controle de gastos da sua empresa.
Afinal, ela fornece informações, orientações e soluções que contribuem para a melhoria do desempenho financeiro e para a tomada de decisão.
Desse modo, ao contar conosco, da TCA, você terá um time de especialistas auxiliando na sua gestão financeira através de:
- Dados confiáveis e atualizados sobre a situação patrimonial e financeira da empresa.
- Elaboração e revisão do orçamento, do fluxo de caixa e da análise de custos.
- Orientação sobre as melhores práticas de categorização, rastreamento e minimização dos gastos.
- Cumprimento das obrigações fiscais e legais.
- E muito mais!
Então não perca mais dinheiro com um controle de gastos inexistente ou ineficiente, conte conosco, da TCA!
Aguardamos a sua mensagem!
